Idő
Dátum, érkezési idősáv és az étkezés tervezett kezdése. Egész napos programnál minden külön étkezési pont időpontja hasznos.
Kapcsolat és ajánlatkérés
Adja meg a kereteket, mi pedig rendszerezzük a részleteket.
Létszám, dátum, helyszín és az alkalom típusa elegendő az első egyeztetéshez.
Ajánlatkérés
Rendelési brief
Mit érdemes előkészíteni
Négy adatcsoport gyorsítja fel az ajánlatkérést
Nem szükséges minden részletet azonnal véglegesíteni, de az alábbi információk már elég pontos képet adnak a megfelelő szolgáltatási formáról.
Hely
Pontos budapesti cím, emelet vagy tárgyaló, recepciós beléptetés és az a pont, ahol a rendelés átadható.
Létszám
A várható résztvevőszám, valamint az, hogy szükséges-e külön bontás csoportok vagy előre jelzett étkezési preferenciák szerint.
Formátum
Egyéni dobozok, közös tálak, büféjellegű elrendezés vagy több szakaszban érkező csomagok. Ha még nem biztos benne, ezt közösen is ki lehet választani.
1. Keretek
Írja össze a dátumot, létszámot, címet és a tervezett étkezési időpontokat.
2. Formátum
Jelezze, hogy egyéni csomagokat, közös tálalást vagy eseménycateringet szeretne.
3. Véglegesítés
A végleges rendelés csak külön egyeztetés és egyértelmű visszaigazolás után jön létre.
Az első egyeztetés menete
Milyen információból tudunk használható ajánlatot összeállítani?
Nem szükséges kész menüvel vagy végleges forgatókönyvvel jelentkezni. Sokkal fontosabb, hogy az esemény vagy az irodai rendelés fő keretei egyértelműek legyenek.
Program és időzítés
Írja le röviden, milyen alkalomról van szó: tárgyalás, workshop, közös ebéd, belső esemény vagy egész napos program. Adja meg, mikor érkeznek a résztvevők, és mikor szeretnék megkezdeni az étkezést.
Ha több étkezési pont van a napban, azok hozzávetőleges időpontja is segít a megfelelő struktúra kialakításában.
Helyszín és átadás
A pontos cím mellett hasznos az emelet, a recepciós beléptetés, az átadási pont és a kapcsolattartó megadása. Nagyobb irodaházaknál ezek jelentősen befolyásolhatják a tényleges érkezési időt.
Ha az ételt külön tárgyalóba vagy rendezvénytérbe kell elhelyezni, ezt már az elején érdemes jelezni.
Létszám és tálalás
A jelenlegi becsült létszám is használható kiindulópont. Jelezze azt is, hogy egyéni adagokat, közös tálalást vagy még nyitott formátumot szeretne.
Ha a végleges létszám később várható, az ajánlatban külön rögzíthető, mikor szükséges a pontos számot megerősíteni.
Gyakori megkeresések
Három helyzet, amelyhez már kevés alapadatból is el lehet indulni
Heti irodai ebéd
Adja meg a szokásos napot, a várható létszámot, az irodai címet és az átvétel kívánt időablakát. Ha a csapat létszáma változó, azt is jelezheti, mikor válik véglegessé az adott heti rendelés.
Egyszeri meeting
A meeting kezdési ideje, hossza, résztvevőszáma és a tárgyaló vagy közösségi tér jellege segít eldönteni, hogy kompakt falatkák, egyéni csomagok vagy közös tálalás működik-e jobban.
Egész napos belső esemény
Ilyenkor érdemes a nap teljes időrendjét megadni: érkezés, ebédszünet, délutáni szünet és programzárás. A catering így nem különálló elemekből, hanem egymást kiegészítő étkezési pontokból épül fel.
Mire számíthat ezután?
Az ajánlatkérés nem automatikus rendelés
A kapcsolatfelvétel célja az igények összegyűjtése. A végleges szolgáltatás csak akkor tekinthető egyeztetettnek, amikor a menü, a mennyiség, a helyszín, az időzítés és minden lényeges részlet külön visszaigazolásra kerül.